Directiesecretaresse

De functie

Overlegmomenten en afspraken realiseren

• Coördineert, maakt en agendeert afspraken voor de directeur bestuurder/Raad van Toezicht, bewaakt en beheert de agenda, attendeert op gemaakte afspraken, geeft mogelijk prioriteiten aan en past de agenda aan.
• Biedt organisatorische ondersteuning door verschillende overlegvormen en bijeenkomsten te organiseren en hiertoe de benodigde faciliteiten/ voorzieningen te regelen.
• Bewaakt de afhandeling van besluiten en acties.

 Informatie verstrekken

• Is het aanspreekpunt van de directeur bestuurder/Raad van Toezicht voor zowel interne als externe contacten.
• Zorgt voor een goed verloop van de interne en externe communicatie door het vastleggen en doorgeven van informatie en afspraken.

Correspondentie en stukken opstellen en verwerken

• Verwerkt correspondentie en andere bescheiden van inhoudelijke aard aan de hand van summiere aanwijzingen. Controleert hierbij op taal.
• Notuleert waar nodig bij overleg en bijeenkomsten, maakt korte verslagen en/of samenvattingen en neemt benodigde acties om de voortgang van de gemaakte afspraken te realiseren.
• Bereidt vertrouwelijke (beleid)notities van de Raad van Toezicht vergaderingen voor, door het ordenen, selecteren, bewerken en verwerken van relevante vergaderstukken.

 Werkprocessen faciliteren

• Onderhoudt faciliterende externe contacten ten behoeve van de directeur-bestuurder.
• Faciliteert en organiseert bijeenkomsten, congressen, reizen en overnachtingen etcetera voor de directeur-bestuurder.
• Faciliteert de directeur-bestuurder ten aanzien van procesmatige en organisatorische zaken.
• Biedt administratieve en procedurele ondersteuning bij de uitvoering van besluiten; zorgt voor de voorbereiding en benodigde informatie, eventueel in samenwerking met anderen.
• Signaleert eventuele knelpunten in de werkprocessen, biedt verbetervoorstellen aan en onderneemt, na goedkeuring van de directeur-bestuurder, de benodigde acties.
• Verricht (vertrouwelijke) archiefwerkzaamheden en houdt dossiers van de directeur-bestuurder/ EpilepsieNL op orde en bewaakt deze (KvK, Statuten, CBF etc.)

Processen personeelsbeleid uitvoeren

• Ondersteuning aan leidinggevenden bij het uitvoeren van de processen binnen het vastgestelde HR-beleid;
• Ziet met directeur en controller toe op de naleving van het beleid en geeft uitvoering aan de van toepassing zijnde arbeidsvoorwaardenregeling en wet- en regelgeving;
• Draagt zorg voor het verwerken van mutaties in het personeelsbestand en beheren van personeelsdossiers. Zorgt dat de personeelsadministratie op orde en actueel is;
• Draagt zorg voor het uitvoeren van administratieve en organisatorische werkzaamheden op het gebied van werving & selectie, aanstelling, uitdiensttreding en ziekte- en verlofregistratie.

 Kennis en vaardigheden

• Hbo werk- en denkniveau;
• Kennis van de processen en diensten van de organisatie;
• Kennis van de toepassing van relevante automatiseringspakketten;
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid, eventueel in engels;
• Vaardigheid in het onderhouden van contacten op verschillende niveaus;
• Kennis van en ervaring met relevante procedures en richtlijnen, wet- en regelgeving.

Plaats in de organisatie

De directiesecretaresse ontvangt hiërarchisch leiding van de directeur-bestuurder.

Meer informatie en sollicitatie

Graag ontvangen we jouw sollicitatie vóór 31 maart 2024.

Je kunt reageren door het sturen van een email die je kunt richten aan Joost Wijnhoud via joost@epilepsie.nl